Polityka prywatności

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady funkcjonowania strony internetowej www.polskakaucja.pl należącej do spółki działającej pod firmą ”PolKa” Operator Systemu Kaucyjnego Not For Profit Spółka Akcyjna w organizacji z siedzibą w Warszawie oraz zasady przetwarzania danych osobowych, w związku z korzystaniem ze strony internetowej Spółki, w tym świadczonych za jej pośrednictwem usług elektronicznych oraz usług świadczonych za pośrednictwem infolinii.

2. Administratorem danych osobowych użytkowników korzystających ze strony internetowej: www.polskakaucja.pl oraz infolinii jest Spółka działająca pod firmą ”PolKa” operator systemu kaucyjnego not for profit Spółka Akcyjna w organizacji z siedzibą w Warszawie.

3. Administrator danych osobowych pozyskuje dane osobowe użytkowników w następujący sposób:

a) poprzez skorzystanie przez użytkownika z Formularza kontaktowego.
b) poprzez pliki cookies
c) poprzez korzystanie z profili w mediach społecznościowych Administratora danych osobowych (LinkedIn)
d) poprzez wprowadzone informacje w wiadomości e-mail lub tradycyjnej korespondencji
e) poprzez kontakt telefoniczny z Administratorem, w tym za pośrednictwem dedykowanej infolinii, w ramach której mogą być świadczone usługi takie jak prezentacja oferty handlowej, omówienie oferty, przyjmowanie i obsługa reklamacji, przyjmowanie i obsługa zamówień, obsługa zapytań dotyczących faktur oraz modyfikacja danych w systemach Administratora na żądanie użytkownika
f) poprzez nagrywanie rozmów telefonicznych prowadzonych za pośrednictwem infolinii, o czym użytkownik jest informowany przed rozpoczęciem rozmowy, wraz z podaniem celu i podstawy prawnej nagrywania poprzez kontakt telefoniczny.

4. Administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe następujące dane osobowe:

a) w przypadku skorzystania przez użytkownika z usługi świadczonej drogą elektroniczną tj. Formularza kontaktowego Administrator danych osobowych przetwarza następujące dane: (1) imię i nazwisko, (2) nazwę/firmę, (3) adres e-mail, (4) numer telefonu, (5) NIP, (6) adres
c) w przypadku skontaktowania się z Administratorem danych osobowych za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji, Administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe, które zostały udostępnione przez użytkownika i są za niezbędne do załatwienia danej sprawy,
d) w przypadku skontaktowania się z Administratorem danych osobowych drogą telefoniczną, w tym za pośrednictwem infolinii Administrator danych osobowych może prosić o podanie danych osobowych niezbędnych do obsługi zgłoszenia lub załatwienia danej sprawy, w tym między innymi: imienia i nazwiska, nazwy/firmy, adresu e-mail, numeru telefonu, adresu korespondencyjnego, danych niezbędnych do złożenia zamówienia lub reklamacji, danych do faktury, a także innych informacji niezbędnych do realizacji wnioskowanej usługi lub odpowiedzi na zapytanie.
e) w przypadku zamieszczenia treści na publicznym profilu Administratora danych osobowych w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn, Youtube),, w tym kontaktu z Administratorem danych osobowych bądź z innymi osobami na ww. mediach, Administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe, które zamieści użytkownik.
f) w przypadku nagrywania rozmów telefonicznych za pośrednictwem infolinii, Administrator przetwarza dane głosowe użytkownika (nagranie rozmowy).

5. W przypadku korzystania ze strony internetowej: www.polskakaucja.pl Administrator danych osobowych automatycznie zbiera informacje o korzystaniu przez użytkownika z usług, takich jak czas wizyty wyświetlone strony, treści, informacje techniczne, dotyczące urządzenia użytkownika i oprogramowania, w tym typ urządzenia, system operacyjny i wersja, informacje o sieci komórkowej, adres IP. Informacje te przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Administrator danych osobowych przetwarza je również w celach technicznych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych.

6. Administrator danych osobowych używa plików cookies, które pozwalają zapewnić prawidłowe funkcjonowanie strony, w tym świadczonych przez Administratora danych osobowych usług elektronicznych.

7. Ponadto Administrator danych osobowych może wykorzystywać pliki cookies w celu:

a) zwiększenia użyteczności strony internetowej i dopasowania jego zawartości do indywidualnych preferencji użytkownika,
b) tworzenia anonimowych statystyk na podstawie systemu Google Analytics (analizy działań Użytkowników w serwisie internetowym i danych demograficznych) z wyłączeniem możliwości identyfikacji Użytkownika,
c) wyświetlania reklam za pośrednictwem systemu Google AdWords do użytkowników, którzy odwiedzili stronę internetową,
d) wyświetlania reklam spersonalizowanych, dopasowanych do zainteresowań użytkowników i ich zachowań w sieci.

8. Szczegółowe informacje dotyczące sposobów obsługi plików cookies znajdują się w ustawieniach przeglądarki internetowej. Za pomocą ustawień możliwe jest określenie zakresu zgody użytkownika na umieszczanie tego typu plików w jego przeglądarce. Ograniczenie stosowania lub uniemożliwienie wykorzystania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre z funkcjonalności strony internetowej.

9. Podanie przez Użytkowania Użytkownika danych osobowych jest dobrowolne lecz konieczne w celu skorzystania z określonych funkcjonalności strony internetowej www.polskakaucja.pl w szczególności Formularza kontaktowego lub infolinii w szczególności w zakresie złożenia zamówienia, zgłoszenia reklamacji czy modyfikacji danych.

10. Każdorazowo zakres wymaganych danych do skorzystania z określonych funkcjonalności lub usług dostarczanych przez stronę internetową lub infolinię jest wskazywany podczas korzystania z danej usługi, danego kanału komunikacji.

11. Dane osobowe użytkowników mogą być przetwarzane w następujących celach oraz na poniżej wskazanych podstawach prawnych określonych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. Urz. UE L 119 Nr 1 z 2016 r.) dalej również RODO:

a) przyjmowania danych za pośrednictwem Formularza kontaktowego dotyczących ewentualnej współpracy, w tym bieżącej komunikacji w celu ustalenia zasad ewentualnej współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b) rozpatrywania reklamacji Użytkowników dotyczących usług świadczonych drogą elektroniczną lub sa pośrednictwem innych kanałów kontaktu, w tym infolinii (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
c) prowadzenie korespondencji i udzielanie odpowiedzi na zadawane pytania (poprzez e-mail lub telefonicznie, w tym za pośrednictwem infolinii) – (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
d) zapisywanie danych w postaci plików cookies – gdy po raz pierwszy użytkownik wchodzi na stronę internetową, Administrator danych osobowych prosimy o zgodę na wysyłanie analitycznych, statystycznych i marketingowych plików cookies poprzez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” w okienku pojawiającym się po wejściu na stronę internetową – (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
e) prowadzenie profilu w mediach społecznościowych – gdy użytkownika korzysta profili Administratora danych osobowych w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn, Youtube),Użytkownik dostaje informację o aktywności Administratora danych osobowych na tych profilach, a także może korzystać z narzędzi dostępnych w mediach społecznościowych w celu komunikacji z Administratorem danych osobowych – (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
f) rozpatrywania i dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, a także w celach realizacji pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a oraz lit. f RODO),
g) monitorowania sposobu korzystania z usług świadczonych w ramach strony internetowej pod kątem przestrzegania postanowień obowiązujących regulaminów świadczonych usług, a także rozwijania funkcjonalności strony internetowej, poprawy działania świadczonych usług za jego pośrednictwem – (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
h) realizacji wymagań prawnych w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych, w szczególności określonych przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług ustawy z dnia z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
i) przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze danych osobowych, co stanowi jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
j) .świadczenia usług za pośrednictwem infolinii, w tym w szczególności:
i. prezentacji oferty handlowej, marketingu bezpośredniego usług Administratora – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f3 RODO) lub zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a4 RODO), jeśli jest wymagana przez odrębne przepisy,
ii. przyjmowania i obsługi zamówień, w tym modyfikacji danych niezbędnych do realizacji zamówienia – w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
iii. obsługi zapytań dotyczących faktur – w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
iv. modyfikacji danych w systemach Administratora na żądanie Użytkownika, niebędących bezpośrednio związanych z realizacją umowy – na podstawie zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub w celu realizacji uprawnienia do sprostowania danych (art. 16 RODO).
k) nagrywania rozmów telefonicznych prowadzonych za pośrednictwem infolinii, o czym użytkownik jest informowany przed rozpoczęciem rozmowy, w celach:

i. zapewnienia jakości obsługi oraz w celach szkoleniowych – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na dbałości o najwyższe standardy obsługi i kompetencje personelu, lub na podstawie zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
ii. dokumentowania ustaleń dokonanych podczas rozmowy, w tym zawierania umów (jeśli dotyczy) – w celu wykonania umowy lub podjęcia działań zmierzających do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
l) iii. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).5

12. Pozyskane dane osobowe będą przechowywane przez Administratora danych osobowych tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których Administrator danych osobowych je pierwotnie zebrał lub w celu spełnienia innych wymogów prawnych. Dane osobowe przechowuje Administrator danych osobowych przez okres wskazany poniżej:

a) do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umów zawartych pomiędzy Administratorem danych osobowych a użytkownikiem,
b) do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu w przypadku gdy podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora danych osobowych,
c) do czasu wycofania zgody przez użytkowania użytkownika na przetwarzanie danych w przypadku przetwarzania danych osobowych za zgodą,
d) przez czas niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń, z którymi wystąpił Administrator danych osobowych lub w celu ich odparcia (jeżeli z roszczeniami wystąpił Użytkownik) w związku z zawartymi umowami, o których mowa powyżej,
e) przez czas wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności w zakresie regulacji podatkowych i rachunkowych, np. obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji zgodnie z wymaganiami art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
f) przez okres niezbędny do udokumentowania przez Administratora danych osobowych przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających,
g) w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania (niezwiązane bezpośrednio z zawartymi umowami) – przez okres nie dłuższy niż 3 lata.
h) nagrania rozmów telefonicznych prowadzonych za pośrednictwem infolinii będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, tj.:
i. w celach zapewnienia jakości obsługi oraz w celach szkoleniowych – przez okres 90 dni – od dnia nagrania,
ii. w celach dokumentowania ustaleń lub zawarcia umowy – przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
iii. w celach ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do czasu przedawnienia tych roszczeń lub prawomocnego zakończenia postępowania, jeśli zostało wszczęte.
i) W przypadku, gdy podstawą nagrywania rozmowy była zgoda Użytkownika, nagrania będą przechowywane nie dłużej niż do momentu wycofania tej zgody, chyba że inny cel lub podstawa prawna uzasadniają dalsze ich przechowywanie.

13. Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. Urz. UE L 119 Nr 1 z 2016 r.) użytkownikowi przysługują następujące prawa dotyczące jego danych osobowych:

a) prawo dostępu do danych
b) prawo do sprostowania (poprawiania) danych
c) prawo do usunięcia danych
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych
e) prawa do przenoszenia danych
f) prawo do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych osobowych przez Administratora danych osobowych w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których była mowa powyżej – art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
g) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego
h) prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, w przypadku przetwarzania przez Administratora danych osobowych za zgodą wyrażoną przez użytkownika.

14. Danych osobowych Administrator danych osobowych nie przekazuje poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani do organizacji międzynarodowych.

15. Administrator danych osobowych nie prowadzi operacji przetwarzania danych użytkowników w sposób zautomatyzowany, które jednocześnie będą prowadziły do podejmowania wobec nich decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na ich sytuację.

16. Dane osobowe Użytkowników Administrator danych osobowych może udostępniać:

a) podmiotom wspierającym Administratora danych osobowych w związku ze świadczonymi usługami, w tym odpowiedzialne za pocztowe, kurierskie, informatyczne (w tym dostawcy usług hostingu, poczty elektronicznej, dostawcy rozwiązań systemowych i informatycznych, w szczególności systemów CRM i obsługi infolinii), finansowo-księgowe, prawne, a także realizujące działania marketingowe,
b) pracownikom oraz współpracownikom Administrator danych osobowych.